为规范学院公共会议室管理，提高会议室的使用效率，特制定本办法。
1．学院公共会议室是学校委托指现有的学院管理的6个开放场所，分别为理工G楼208室、306室、406室、506室和笃行南楼B座200室、400室。
2. 公共会议室实行由学院办公室统一调配、面向全院开放使用的办法进行管理。其功能可用于召开会议、学术报告、公务接待等集体活动。
3．学院办公室负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。未经允许，任何人不得擅自使用，不得私配、私藏会议室钥匙，不得擅自挪用会议室设备、桌椅、茶具等公共物品。
4．使用会议室须提前向院办公室预约登记，并确定使用方的安全责任人（须为本院教职工）。由申请人填写《会议室使用登记表》，注明用途、主要内容、使用时间等信息，安全责任人签字承诺，经办公室主任审核批准后向管理员领取钥匙。
5．使用过程中须爱护会议室设施和物品，如因使用不当或责任心不强，造成设备、设施损坏、遗失或发生水、电、气、火灾害等安全事故的，由安全责任人承担赔偿和相关法律责任。
6．使用结束后须对会议室进行卫生清扫和环境整理，保持会议室清洁整齐。关闭室内各种电器设备的电源，关好门窗，消除安全隐患。经管理员验收合格后及时交还钥匙。
本办法自2015年9月1日起实行。
